Zapisz
się na nasze porady by odzyskać kontrolę nad czasem! |
 |
Planowanie
Planowanie to najważniejszy proces organizacji. Jeśli znasz poszczególne etapy danego projektu, możesz sukcesywnie dążyć do jego realizacji. Wyznaczanie zadań umożliwia nam efektywne zarządzanie sobą w czasie. Sporządź listę "rzeczy do zrobienia", nadaj poszczególnym zadaniom odpowiedni priorytet pilności i zdecyduj ile czasu poświęcisz na realizację każdego z nich.
Gdy planujesz wszystko na papierze, tracisz dużo czasu! Potrzebujesz praktycznego narzędzia, które usprawni proces planowania. Kartki i notesy dawno już przeszły do lamusa. Nadchodzi era cyfrowych organizerów!
Dodawanie zadań
Nie prowadzisz wielkich projektów, więc myślisz, że nie potrzebujesz organizera? Wystarczy Ci zwykły kalendarz? Nawet jeśli Twoje zadania zamykają się w sferze domowej, szkolnej, czy towarzyskiej, wciąż musisz kontrolować listę "rzeczy do zrobienia". Leadertask to Twoja podręczna pamięć. Nie musisz już pisać karteczek i sprawdzać, czy nie zapomniałeś czegoś zrobić. Program w odpowiednim czasie przypomni Ci o zbliżającym się terminie aktywności.
Dodawanie zadań w organizerze Leadertask jest bardzo intuicyjne. Mimo wielu zaawansowanych opcji i ustawień, które usprawniają proces zarządzania sobą w czasie i efektywnej realizacji projektów, obsługa tej podstawowej funkcji jest niezwykle prosta.
Tworzenie listy zadań
Jeśli jesteś przytłoczony piętrzącą się listą obowiązków, musisz zacząć od uporządkowania pewnych spraw. W pierwszej kolejności sprawdź ile masz zaległych, aktualnych i przyszłych zadań. Powinieneś także szacunkowo określić czas, jakim dysponujesz. Sporządź listę zadań do wykonania, a następnie zdecyduj, które z nich musisz wykonać w pierwszej kolejności.
Efektywny proces planowania polega na precyzowaniu zadań, nadawaniu im priorytetów i wyznaczaniu terminów ich realizacji. Podpowiemy jak zapisać zadanie i co powinnniśmy zrobić przed etapem formułowania aktywności?
Właściwości zadania
Zapisywanie zadań na papierze nie jest funkcjonalne, ponieważ ogranicza ilość zapisanych i uzupełnianych informacji. Na papierowym nośniku nie możemy dodawać plików, przypisywać kontaktów i tworzyć raportów aktywności. Uszczegółowienie zadań, powiązanie ich z dodatkowymi danymi i analiza ich realizacji są czasochłonne.
Organizer Leadertask umożliwia nie tylko dodawanie zadań, ale także przypisywanie im specyficznych właściwości, które ułatwiają ich realizację. Dzięki dodatkowym funkcjom każde zadanie może odnieść Cię do kontaktu lub projektu. Korzystając z tego narzędzia oszczędzasz czas i działasz bardziej efektywnie.
Notatki
Tworzenie notatek stanowi nieodłączny element procesu myślowego. Zapisujemy luźne myśli, ważne uwagi, informacje, do których chcemy mieć szybki dostęp. Każdego dnia "notujemy" szereg danych. Bez względu na to, czy nośnikiem jest kartka papieru, czy pamięć komputera, istota notatki pozostaje wciąż ta sama - pamiętać o czymś ważnym.
O wyborze formy notatki decyduje najczęściej przyzwyczajenie. Należy jednak pamiętać, że to właśnie ono jest sprawcą obniżenia efektywności działania. Warto szukać nowych rozwiązań, które poprawią naszą wydajność i skrócą czas poświęcony na sporządzanie, modyfikację i archiwizację notatek. Leadertask wychodzi na przeciw naszym potrzebom!
Jak stworzyć notatkę w Leadertask?
Wiele programów oferuje możliwość dołączania notatek. Najważniejszą funkcją tej opcji powinna być łatwość stworzenia nowego zapisu. Kartka i długopis są najczęściej wykorzystywaną formą sporządzania notatek, ponieważ pozornie są najmniej czasochłonne. Doceniamy łatwość, z jaką możemy sięgnąć po notatnik i długopis. Wydają nam się niezastąpione. Zapominamy jednak o czasie, który bezpowrotnie tracimy na mozolnym wyszukiwaniu zapisanych informacji w stosie kartek, lub wśród stron notatnika.
Przypisanie notatki do projektu, którego dotyczy jest niezwykle ważne, ponieważ z łatwością będziemy mogli ją znaleźć w chwili, gdy będziemy potrzebować zapisanych w niej informacji.
Ustawienia i właściwości notatek
Każdy z nas ma swój system notowania, wypracowany przez lata praktyki. Nie chcemy testować nowych metod zapisu informacji, ponieważ uznajemy takie próby za stratę czasu. Okazuje się, że to właśnie nasze przyzwyczajenia są najbardziej czasochłonne.
Nie ulega jednak wątpliwości, jak ważna jest możliwość dostosowania formy sporządzania notatek do indywidualnych potrzeb i preferencji. Sam sposób podkreślania najważniejszych danych, ułatwia użytkownikowi korzystanie z notatek.
Podręczna lista kontaktów
Relacje rodzinne, towarzyskie i wreszcie biznesowe wymuszają na nas gromadzenie wielu istotnych informacji, które umożliwiają stałe ich podtrzymywanie. Musimy pamiętać adresy zamieszkania, numery telefonów (czasem kilka), adresy poczty e-mail. Dane te notujemy w organizerach, wypełniamy formularze kontaktowe w książce adresowej klienta poczty, mozolnie katalogujemy gromadzone wizytówki.
Każdy z nas marzy o niezawodnym systemie gromadzenia danych tele-adresowych w jednym miejscu, który posiada możliwość szybkiego wyszukania potrzebnych informacji. Leadertask stanowi doskonałe rozwiązanie wszelkich problemów z zakresu zarządzania kontaktami.
Co można przypiąć do kontaktów?
Jeśli mamy dużą rodzinę, prowadzimy bujne życie towarzyskie, lub mamy błyskawicznie powiększającą się bazę klientów i ważnych kontaktów, z pewnością zdarza nam się zapomnieć czym zajmuje się dana osoba, lub pominąć istotny szczegół jej dotyczący.
Niezwykle ważna jest możliwość przypisywania kontaktom dodatkowych informacji umożliwiających monitowanie przebiegu relacji. Organizer Leadertask zapisuje historie rozliczeń, wykonywanych zadań, a nawet nierozwiązanych problemów!
Zarządzanie projektami
Zarządzanie projektami to złożony proces. Musimy przygotować zarys działania i szczegółowo opracować poszczególne etapy. Wyznaczanie poszczególnych zadań wiąże się z koniecznością zapamiętania dodatkowych danych – terminów, kontaktów, dokumentów. Aby sprawnie zarządzać projektem potrzebujemy funkcjonalnego narzędzia, które ułatwi nam ten proces.
Leadertask sprosta największym wyzwaniom i ułatwi realizację najbardziej skomplikowanych zadań.
Właściwości i funkcje projektów
Narzędzie ułatwiające zarządzanie projektami powinno być łatwe w obsłudze, usprawniać komunikację z klientami i wykonawcami oraz umożliwiać śledzenie postępów. Ważnym aspektem jest także system przypomnień, który alarmuje nas za każdym razem, gdy zbliża się termin realizacji poszczególnego zadania. To bardzo ważne, ponieważ projekty złożone są z ogromnej liczby drobnych zadań, które musimy pamiętać.
Organizer Leadertask realizuje te potrzeby. Program efektywnie zarządza projektami i ułatwia organizację czasu oraz zbadanie efektywności.
Kategorie - jak dostosować je do własnych potrzeb?
Złożone projekty zazwyczaj dzielimy na mniejsze części. W firmach poszczególne działy zajmują się realizacją odrębnych zadań związanych z wykonywanym projektem. Właśnie dlatego oddzielne kategorie projektu, to najczęściej działy realizujące zlecenie. Jeśli jednak realizowanych zadań nie możemy przypisać danej osobie, czy też grupie osób, wówczas należy sformułować bardziej przejrzysty system kategorii.
Podział zadań na kategorie jest bardzo ważny. Dzięki przejrzystości, wiemy gdzie powinny znajdować się poszczególne aktywności. Organizer Leadertask umożliwia stworzenie własnego drzewa kategorii i jego szczegółowej personalizacji.
Okresy - plan zajęć w wybranym przedziale czasowym
Ważną cechą dobrego organizera jest intuicyjna obsługa. Korzystając z nowego programu, musimy poświęcić czas, aby opanować podstawowe komendy i funkcje. Jeśli organizer posiada logiczną strukturę, wówczas poświęcamy mniej czasu na naukę programu i szybciej zaczynamy korzystać z wszelkich dostępnych funkcji, a nie tylko z kilku podstawowych.
Organizer Leadertask jest prosty w obsłudze. Czytelne ikony i możliwość personalizacji programu ułatwiają korzystanie z jego zasobów. Przejrzysty układ zapewniają także poręczne funkcje, takie jak "okresy".
Filtrowanie i wyszukiwanie informacji
Łatwy i szybki dostęp do ważnych informacji to podstawa. Narzędzie, które służy nam do organizacji czasu nie może być skomplikowane. Nawet, jeśli posiada wiele interesujących funkcji, czasochłonność odszukania wprowadzanych informacji, działa na jego niekorzyść.
Organizer Leadertask wyposażony jest w filtry umożliwiające szybkie wyszukanie informacji na podstawie szczegółowych parametrów. Znajdziesz to, czego dokładnie szukasz, w chwili, w której tego potrzebujesz.
Priorytety
Każdego dnia realizujemy dużą liczbę zadań z kompletnie różnych sfer życia. Zakupy, wywiadówka u dziecka, spotkanie z klientem i trening na siłowni to całkowicie różne czynności. Aby wiedzieć, które z nich należy wykonać w pierwszej kolejności, musimy nadać im priorytety. Określanie ważności zadań jest także istotne przy realizacji spójego projektu. Musimy wiedzieć, które czynności są najważniejsze, a które możemy wykonać w późniejszym czasie, lub delegować je.
W organizerze Leadertask sami ustalamy swoje priorytety i oznaczamy nimi poszczególne zadania. Dzięki ustaleniu hierarchii ważności i pilności zadań, możemy efektywnie zarządzać sobą w czasie.
Przypomnienia
Nawet jeśli stworzymy najbardziej przejrzystą listę zadań i często będziemy na nią zerkali, nie uchronimy się od ryzyka pominięcia któregoś z ich. Dodatkowo konieczność pamiętania o czekających zadaniach jest frustrująca i niekorzystnie wpływa na koncentrację - zamiast myśleć o wykonywanej czynności, myślimy o rzeczach, które musimy pamiętać. Dobry system przypominania stanowi doskonałe rozwiązanie.
Organizer Leadertask w odpowiednim czasie przypomni Ci o zbliżającym się zadaniu. Sam ustalasz ile czasu wcześniej chcesz być powiadomiony o terminie wykonania zadania.
Drzewo zadań – budowa, modyfikacja i dostosowanie
Papierowe terminarze i zapiski na kartce są nieefektywne ponieważ uniemożliwiają tworzenie przejrzystej struktury zadań. Lista czynności, które musimy wykonań, często nie uwzględniają właściwej hierarchii zadań. Wykonując po kolei zadania z listy możemy tracić czas na mało ważne, lecz czasochłonne czynności zamiast w pierwszej kolejności zająć się najważniejszymi zadaniami.
Leadertask umożliwia wyświetlenie drzewa zadań. Rozwiązanie to umożliwia wgląd w planowane aktywności i jednocześnie wyświetlenie zadań w określonej kolejności.
Kalendarz – funkcje i możliwości
Kiedy planujemy jakąś aktywność, w pierwszej kolejności wpisujemy odpowiednią notkę do kalendarza. Szacujemy przybliżony czas realizacji zadania. Jesteśmy przyzwyczajeni do widoku rubryk wypełnionych zapiskami. Wzrokowcy, mają trudność z szybkim odczytywaniem zadań ubranych w inną strukturę.
Organizer Leadertask posiada funkcję wyglądu kalendarza, dzięki czemu nie musimy rezygnować z wyświetlania planowanych zadań w formie, do której jesteśmy przyzwyczajeni.
Panel Nawigator
Dobry organizer powinien szybko dostarczać nam informacji, których potrzebujemy w danej chwili. Istotą korzystania z wszelkiego typu plannerów i cyfrowych terminarzy jest prostota i funkcjonalność. Tradycyjne kalendarze nie mają możliwości szybkiego zestawienia danych, wedle dowolnie wybranych kryteriów. Umożliwiają jedynie dostęp do zadań planowanych w poszczególnych dni.
Organizer Leadertask jest wyposarzony w osobny panel nawigacji, umożliwoający szybkie odnalezienie wszelkich danych. Nawigacja zapisywanych zadań w wybranym okresie czasu pod kontem klienta, projektu lub innego klucza, ogranicza czas poświęcony na wyszukiwanie potrzebnych informacji.
Katalogi
Tworzenie katalogów to najprostszy sposób segregacji danych gromadzonych w różnych formatach. W organizerach wpisujemy wszelkiego rodzaju informacje, które powinny być automatycznie przypisywane do zdefiniowanych katalogów. Dzięki takiemu rozwiązaniu unikniemy chaosu i niepotrzebnej straty czasu na wyszukiwanie informacji w gąszczu nieuporządkowanych danych.
Poszczególne katalogii powinny odzwierciedlać dziedziny naszego życia lub poszczególne aspekty pracy i prowadzonych projektów. Dzięki prostym i adekwatnym nazwom, stworzymy przejrzysty system gromadzenia i porządkowania wszelkich danych.
| 1 2 > |