Inwentaryzacja czasu

Mamy w ciągu doby 24 godziny… i to się nie zmieni. Wbrew pozorom to mnóstwo czasu, całe 1440 minut! Od tego, jak wykorzystasz te minuty zależy Twój sukces. Algorytm bogactwa jest przewrotny. Zwiększając ilość czasu poświęcanego na pracę w ostateczny rachunku nie osiągniesz lepszych wyników. Pracując dłużej osłabisz swoją wydajność. Możesz jednak przechytrzyć algorytm skupiając się na czasie, którym dysponujesz. Jeśli precyzyjnie określisz ilość minut, które możesz przeznaczyć na pracę, zaczniesz Tworzyć racjonale plany dnia. 

Realizując 100% planowanych zadań zwiększasz swoją skuteczność. Inwentaryzacja czasu pozwoli Ci osiągnąć niebywałe rezultaty! Przeznacz jeden tydzień na analizę swojego czasu, wyciągnij wnioski i skoryguj grafik a zobaczysz jak zmieni się Twoja efektywność. Nie wiesz, od czego zacząć? Mamy dla Ciebie kilka wskazówek.

Nie sztuka umieścić w planie dnia mnóstwo zadań, lecz sztuką jest wykonanie wszystkich zaplanowanych działań. Inwentaryzacja czasu umożliwi Ci racjonalną organizację zajęć. Kiedy już będziesz wiedział jakim czasem dysponujesz i ile minut możesz poświęcić na daną aktywność będziesz mógł rozsądnie zarządzać sobą w czasie, maksymalizując swoją wydajność. Ważnym atutem inwentaryzacji czasu jest także skuteczne zdemaskowanie pożeraczy czasu.

Planowanie dnia bez dokładnego szacunku czasu przeznaczanego na poszczególne aktywności, jest jak planowanie wycieczki po Krakowie z mapą sprzed 100 lat. Jeśli nie masz aktualnych danych, zwiększasz ryzyko błędu. Planowanie „na oko” to nie najlepszy pomysł, zwłaszcza, jeśli zależy nam na skuteczności. Być może nadszedł najwyższy czas na solidną inwentaryzację czasu?

Analiza dnia

Aby dowiedzieć się ile czasu poświęcamy na sen, pracę, rodzinę, życie towarzyskie, hobby i wreszcie odpoczynek musimy go zmierzyć. Teoretycznie nie ma lepszego sposobu niż żmudne zapisywanie czasu rozpoczęcia i zakończenia każdej aktywności. Nie ma także nieważnych spraw, które można pominąć. Jeśli chcemy mieć rzetelną informację musimy skrupulatnie gromadzić wszystkie dane. Zanotuj czas pobudki i godzinę, o której kładziesz się spać. Zachowuj się naturalnie, wykonuj poszczególne czynności w typowym dla siebie tempie. Nawet jeśli uważasz, że mógłbyś coś robić szybciej nie przyspieszaj tempa w czasie analizy dnia, aby nie fałszować wyników.

Dobra rada

Jeśli chcesz ograniczyć czas potrzebny na zapisywanie aktywności korzystaj z cyfrowego organizera. Umożliwi on szybkie notowanie i edycję zapisanych informacji.

Tydzień pod lupą

Inaczej funkcjonujemy w ciągu roboczych dni, a inaczej w weekendy. Aby mieć pełną informację musimy przeanalizować każdy dzień tygodnia. Pamiętaj o kilku ważnych detalach:

1. Zakreślaj aktywności, które wykonujesz każdego dnia
2. Zaznacz zadania, które wykonujesz w określonym dniu tygodnia.
3. Analizę tygodnia zacznij i zakończ w poniedziałek rano.
4. Zwróć szczególną uwagę na to, w jaki sposób spędzasz czas w weekend.
5. Każdy dzień notuj na osobnej kartce, w osobnym dokumencie lub notatce LT.

Praca

Zanim przejdziesz do analizy zgromadzonych danych, zastanów się czy zapisane zadania dotyczące obszaru pracy są cykliczne, okazjonalne, czy też występowały jednorazowo. Ustal optymalny czas wykonywania zadań cyklicznych i w pierwszej kolejności wpisz je w grafik.

Zwiększ swoją wydajność!

Powtarzaj inwentaryzację czasu, kiedy nastąpią drastyczne zmiany w Twoim trybie funkcjonowania lub raz na 6-12 miesięcy, aby wyłapać zmiany, które dzieją się samoistnie. Przeprowadź uczciwą analizę zgromadzonych informacji. Nie bój się niekorzystnych wniosków… błędów nie popełnia tylko ten, kt0 nic nie robi. Skoryguj grafik i działaj jeszcze bardziej efektywnie.

Co sądzisz o inwentaryzacji czasu? 

Podziel się swoją opinią na oficjalnej stronie fb Organizera Leadertask. Czekamy na Twoje komentarze i cenne uwagi.

« wstecz