Racjonalne planowanie dnia

Czy zdarza Ci się myśleć, że efektywne zarządzanie sobą w czasie to niedościgniony ideał? Czytamy o nim książki i wciąż traktujemy jak dziedzinę wiedzy tajemnej, dostępną jedynie dla najbardziej wytrwałych. Takie przekonanie jest nie tylko fałszywe, ale także krzywdzące dla nas samych. Zarządzać sobą w czasie musi każdy, bez względu na to, czy dąży do zwiększenia efektywności osobistej, czy nie. Wykonując zleconą pracę, planując urlop czy umawiając się na obiad, określamy czas tych zdarzeń i organizujemy inne aktywności tak, aby móc dotrzymać danych terminów. Zatem zarządzanie sobą w czasie sprowadza się do planowania.

Aby efektywnie zarządzać sobą w czasie, nie trzeba stosować wszystkich znanych technik, Tak na prawdę wystarczy opanować jedną umiejętność – należy nauczyć się racjonalnie planować swój dzień. Jeśli dowiemy się jak to robić, uwolnimy się od piętrzących się zaległości i organizacyjnego bałaganu.

Podstawowe błędy w tworzeniu dziennych list zadań

Wśród najczęściej popełnianych błędów w planowaniu dnia znajdują się:

1)      zbyt duża ilość zadań

Pamiętaj, jesteś tylko człowiekiem, nie zdążysz napisać 10 artykułów, odbyć trzech konferencji i przygotować 6 raportów jednego dnia. Mierz siły na zamiary i racjonalnie oceniaj swoje możliwości.

Dobra rada:

Z premedytacją przygotuj sobie bardzo krótką listę zadań na dany dzień. Gdy ją wykonasz następnego dnia zrób nieco dłuższą listę. Gdy zrealizujesz także te zadania, kolejnego dnia dopisz jeszcze kilka zadań. Stopniowo wydłużając dzienną listę zadań znajdziemy swoje maksimum.

 2)      błędne oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie zadań

Planując czas wykonywanych zadań pamiętaj o swoich przyzwyczajeniach i możliwościach. Jeśli twój temperament nie pozwala Ci na dynamiczne działanie, daj sobie nieco więcej czasu na realizację planu dnia. Uwzględnij także porę dnia, w której chcesz wykonać daną czynność – rano pracujemy szybciej i wydajniej niż wieczorem.

 3)      przykładanie do wszystkich zadań tej samej wagi

Pamiętaj o tym, że są rzeczy ważne i ważniejsze. Jeśli równie skrupulatnie wykonujesz comiesięczny raport, jak prezentację dla klienta tracisz, dużo czasu. Musisz racjonalnie ocenić, które zadanie jest pilne, które ważne, które należy wykonać bardzo precyzyjnie, a które można wykonać bez wikłania się w czasochłonne szczegóły.

 4)      brak umiejętności delegowania zadań

Nie wszystkie zadania musisz wykonać sam! Przejrzyj listę planowanych aktywności i zastanów się, które z nich możesz zlecić pracownikom lub współpracownikom. Współpraca jest największym sprzymierzeńcem efektywnego działania.

Jeśli nie chcesz kolejny raz skończyć z porażająco długą listą zadań na jutro, zastanów się czy nie popełniasz któregoś z wyżej wymienionych błędów. Jeśli tak, być może nadszedł czas, by je wyeliminować?

Planuj wieczorem

Dobrym zwyczajem jest sporządzanie dziennej listy zadań poprzedniego dnia wieczorem. To tak jak z pakowaniem się do szkoły. Jeśli wieczorem spakujemy plecak nie zapomnimy niczego, zaś rano unikniemy paniki związanej z poszukiwaniem nagle ginących zeszytów i szkolnych akcesoriów. Dzięki takiej praktyce rano będziemy wiedzieli co nas czeka. Obudzimy się bez paniki i natychmiast będziemy mogli zabrać się do realizacji zaplanowanych zadań.

Poranny przegląd

Pamięć bywa ulotna, warto zatem jeszcze raz prześledzić rano dzienną listę zadań. Taki poranny przegląd motywuje i skutecznie „zagrzewa do boju”. A nie ma nic lepszego niż zastrzyk pozytywnej energii na początku dnia.

Asertywność skutecznie obroni Twój plan dnia

Nie pozwól sobie przeszkadzać. Ignoruj prywatne telefony, nie rób sobie częstych przerw  na papierosa lub na kawę jedynie „dla towarzystwa”. Jeśli zbliża się deadline projektu, nie pozwól się skusić znajomym na imprezę. Asertywność stanowi skuteczną tarczę dla Twojego planu dnia, więc korzystaj z niej.

Wieczorne resume

Zanim zabierzesz się do sporządzania grafiku na następny dzień, zrób podsumowanie bieżącego. Przepisz niewykonane zadania i, jeśli nie ma pilniejszych czynności następnego dnia, wykonaj zaległości jak najszybciej.

Jak planujesz swój dzień?

Ciekawi nas jak Ty zarządzasz swoim dniem? Nie radzisz sobie z krótkoterminowymi planami, a może wręcz przeciwnie, jesteś mistrzem planowania? Czekamy na Twoje opinie, rady i komentarze na facebooku.

« wstecz