ABC zarządzania sobą w czasie

W jaki sposób organizujesz swoją pracę? Kontrolujesz zaległe, wykonywane i zlecone zadania? Dotrzymujesz terminów i zobowiązań? Jeśli tak, zapewne świetnie zarządzasz sobą w czasie. Jeśli nie, potrzebujesz wsparcia w codziennej walce z nawałem obowiązków, bieżących i zaległych spraw, których z dnia na dzień jest coraz więcej.

Nadszedł czas na opanowanie organizacyjnego chaosu! Pomogą Ci w tym sprytne techniki, stosowane przez ludzi sukcesu. Istnieje wiele metod efektywnego działania. Każda z nich ma swoje mocne strony. Jedno jest pewne warto korzystać przynajmniej z jednej z nich, aby odzyskać kontrolę nad swoim czasem! Przeczytaj tę poradę i znajdź technikę, która pomoże Ci działać skuteczniej!

Techniki zarządzania sobą w czasie, planowania i organizacji opierają się w dużej mierze na obserwacji natury człowieka, rytmu jego funkcjonowania oraz reguł otaczającego go świata. Są instrukcją, po którą sięgamy, by móc działać szybciej i sprawniej. Przedstawiamy najbardziej efektywne metody, które skutecznie rozprawiają się z organizacyjnymi błędami.

GTD

Słynna technika Davida Allena ma rzeszę zwolenników, którzy dzięki niej odzyskali kontrolę nad swoim czasem. Nie ma to jak doprowadzić robotę do końca! Ta nieskomplikowana, wydawałoby się, zasada uczy racjonalnego zarządzania sobą w czasie. Składa się z 5 kroków:

1. Kolekcjonowanie

Zgromadź wszystkie zadania, obowiązki, plany i pomysły. Spisz je na kartce, w dokumencie tekstowym lub sporządź zbiorczą notatkę w organizerze. 

2. Analiza

Zaczynaj analizę od pierwszej pozycji zapisanej na swojej liście, nie zwracaj uwagi na rangę zadań. Koncentruj się wyłącznie na jednym zadaniu. Zastanów się, czy dana aktywność wymaga działania. 

Jeśli nie:

• przenieś do archiwum
• wpisz na listę być może/w przyszłości
• usuń

Jeśli tak:

• 2-minutowe zadania wykonaj od ręki
• deleguj dla innej osoby
• zaplanuj na później (umieść w kalendarzu, organizerze)

3. Porządkowanie

1. Posegreguj zadania w osobne katalogi. Najprostszy podział wyodrębnia obszary takie jak: praca, dom, nauka, telefony do wykonania, etc. Warto skompletować własny zbiór katalogów, który najbardziej odpowiada naszym potrzebom.
2. Złożone zadania realizuj etapami w formie projektów. Działając w ten sposób łatwiej oszacujesz czas potrzebny na ich realizację.
3. Aby wspomóc działania techniki warto korzystać z list zadań, takich jak:

• Oczekujące - np, delegowane, które oczekują na rezultat
• Być może/kiedyś - tzw. parking pomysłów, zadań i projektów

Realizacja

Wiesz już co robić. Wszystkie zadania mają swoje miejsce i czas. Jedyne co pozostało to przystąpić do działania. 

Macierz Eisenhowera

Bardzo popularną techniką zarządzania sobą w czasie jest macierz Eisenhowera. Metodę tą nazywa się także Matrycą Priorytetów.

Aby stworzyć macierz wydzielamy cztery pola rozpięte na układzie współrzędnych, w którym oś pozioma określa pilność zadań a oś pionowa ważność zadania. Jeśli kwadrat, jaki zakreślają pola macierzy podzielimy prostopadłymi liniami na cztery równe części, wówczas wyłonią nam się zakresy opisujące dane kategorie zadań.

• Ćwiartka A  - rzeczy ważne i pilne - które musimy wykonać jak najszybciej lub w trybie pilnym zlecić ich wykonanie komuś innemu. Zostawienie zadań z tej kategorii "na później" powoduje komplikacje i piętrzenie się zadań.
• Ćwiartka B - rzeczy ważne ale nie pilne - możemy je rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie. W tej kategorii znajdą się z pewnością zadania związane z rozwojem osobistym, dbałością o kondycję oraz przygotowania do realizacji dużych projektów.
• Ćwiartka C - rzeczy pilne i mało ważne - wykonujemy je lub zlecamy w drugiej kolejności. Zadania należące do tej kategorii nie są ważne, lecz wymagają szybkiej realizacji. Wśród nich znajduje się: zaplanowana wizyta u fryzjera, regulowanie rachunków.
• Ćwiartka D - rzeczy mało ważne i mało pilne - w tej kategorii umieścimy zadania, które powinniśmy ignorować. Tutaj znajdują się także wszelkie pożeracze czasu. Eliminując je zyskujemy więcej czasu na realizację zadań ważnych, lecz nie pilnych.

Stosowanie macierzy może wydawać się dosyć czasochłonne. Wszystko zmienia się, gdy korzystamy z organizera Leadertask. Dzięki niemu możemy w bardziej przejrzysty sposób wykorzystywać tę technikę.

Stwórz 4 priorytety określające zadania:

1. ważne, pilne
2. ważne, nie pilne
3. mało ważne, pilne
4. mało ważne, nie pilne

Zasada Pareto

"Zasadę Pareto" rozpowszechnił Joseph Juran. Prowadził on w latach 40-tych XIX w. badania nad jakością. Nazwę tę stosował dla opisu większej ilości zjawisk. Odkryciem, które miało wiele zastosowań przekładających się na poprawę efektywności osobistej, było stwierdzenie, że 80% problemów jest powodowanych przez 20% przyczyn.

Możemy wykorzystać zasadę Pareto, w celu poprawy efektywności pracy. Pozwala ona na organizację czasu, w ten sposób, aby osiągnąć maksymalne wyniki w minimalnym czasie. Działaj zgodnie z zasadą 20% zadań generuje 80% efektów. Znając tę zależność wykonaj następujące działania:

• Stwórz listę zadań
• Przypomnij sobie nadrzędny cel, do którego dążysz
• Nadaj najwyższy priorytet tym zadaniom, które mają największy wpływ na realizację celu
• Wykonaj w pierwszej kolejności zadania oznaczone najwyższym priorytetem

Zasada 25- minut

Technika 25 minut jest dobra na początek, kiedy uczymy się technik zarządzania sobą w czasie. Urzeka jej prostota i zaskakuje skuteczność. Wszystko czego Ci trzeba to: lista zadań i czasomierz kuchenny.

Etapy stosowania techniki:

1. Wybierz dowolne zadanie z listy
2. Ustaw czasomierz na 25 minut
3. Bez żadnych przerw pracuj nad zadaniem
4. Po upływie 25 minut zaznacz zadanie jako wykonane

Pamiętaj o tym, że po każdej "sesji" należy zrobić 5 minut przerwy, zaś po czterech 25-minutowych seriach efektywnej pracy należy nam się nieco dłuższy odpoczynek.

Podejmij wyzwanie!

Opisane techniki nie dadzą gwarantowanych rezultatów, bez konsekwentnego ich stosowania. Podejmij wyzwanie i sprawdź ich skuteczność. Wybierz jedną technikę zarządzania sobą w czasie i stosuj ją przez 7 dni! Po tygodniu podsumuj rezultaty, które osiągnąłeś. A może stosujesz inną technikę, która daje fenomenalne rezultaty? Zdradź nam swój sekret! Podziel się z nami swoją wiedzą i doświadczeniem lub pochwal rezultatem jaki osiągnąłeś w wyzwaniu na naszej facebookowej stronie.

« wstecz