Zapisz
się na nasze porady by odzyskać kontrolę nad czasem! |
 |
Zapiski na kartce
Każdego dnia stajemy przed koniecznością wykonania wielu zadań. Często nie sposób wszystkich zapamiętać. Najstarszym narzędziem ułatwiającym planowanie jest kartka papieru. Sporządzamy na niej listy zakupów, zapisujemy ważne zadania, numery telefonów. Ta metoda jest jedną z najstarszych... ma jednak swoje wady.
Kartkę papieru zawsze możesz mieć przy sobie. Wystarczy jedno spojrzenie i już wiesz, jakie zadania jeszcze musisz wykonać. To niewątpliwy atut! Co jednak zrobisz, gdy Twoje plany ulegną zmianie i będziesz musiał przesunąć realizację kilku zadań na kolejne dni? Przepisywanie i kontrola papierowych list jest żmudna i czasochłonna. A przecież możesz to robić za pomocą kilku klinięć!
Kalendarz
Co roku kupujemy sobie nowy kalenedarz. Dzięki rubrykom, wyróżnieniom, podziałce godzinowej możemy bardziej dokładnie organizować swoją pracę, życie rodzinne i towarzyskie. Szukamy zazwyczaj modelu poręcznego, który łatwo można schować do torby i jednocześnie najbardziej funkcjonalnego.
Kalendarze z pewnością są bardziej funkcjonalne niż kartka papieru, jednak też mają swoje słabe strony. Zapisujemy w nich nie tylko plany krótkoterminowe, lecz także rozłożone w czasie etapy większych przedsięwzięć. Największą wadą projektowania przy pomocy papierowych kalendarzy jest brak funkcji przypominania o zbliżającym się zadaniu. Aby wiedzieć co musimy zrobić w najbliższym tygodniu, miesiącu, kwartale... musimy nieustannie wertować kartki. Cyfrowy organizer uwalnia nas od potrzeby pamiętania o zbliżających się terminach.
Przypominacze: karteczki post-it
Karteczki post-it stworzone zostały w latach 90'tych XIX wieku. Do dziś mają rzeszę fanów. Ich podstawową funkcją jest przypominanie ważnych i krótkich informacji. Pokoje biurowe, ramy monitorów, biurka i ściany oblepiane są żółtymi "przypominajkami". Największą zaletą karteczek jest ich natarczywa widoczność, która nie pozwala przeoczyć informacji na niej zapisanej. Dodatkowym atutem jest szybki dostęp do zapiski.
Zazwyczaj przylepiamy je w miejscach, w których potrzebujemy danej infrormacji. Jeśli jednak nieostrożnie zapisujesz na nich kody i hasła dostępu, umożliwiasz osobom postronnym dostęp do Twoich danych.
Listy zakupów
Każdy z nas stosuje techniki zarządzania sobą w czasie, nawet jeśli nie interesują nas zagadnienia z zakresu efektywności osobistej. Najlepszym potwierdzeniem tej teorii są listy zakupów. Wydawałoby się, że są one przede wszystkim sposobem na zapamiętanie produktów, które musimy kupić. Okazuje się, że listy zakupów mają wiele zastosowań.
Nie ma nic gorszego niż wizyta w hipermarkecie, bez ściągawki podpowiadającej, po co właściwie przyszliśmy. Listy zakupów umożliwiają nam przede wszystkim sprawne odszukanie niezbędnych produktów.
Elektroniczny kalendarz
Kiedy w klasycznym papierowym kalendarzu szybko zaczyna brakować kartek, a liczne przekreślenia, drażnią nasz zmysł estetyczny i uniemożliwiają szybki odczyt zapisanych informacji, zaczynamy szukać nowych rozwiązań. Najczęściej decydujemy się na instalację elektronicznego kalendarza. Wybierając program należy skupić się na jego efektywności.
Po co nam kalendarz, który zaspokoi tylko część naszych potrzeb? Leadertask to kompletne narzędzie, które umożliwi Ci realizację najbardziej złożonego celu. Jednym kliknięciem dodasz, przesuniesz, zmodyfikujesz zadania i skorzystasz z wielu innych funkcji, takich jak poczta, kontakty, projekty...
Cyfrowy terminarz
Każdego dnia realizujemy różnego rodzaju zadania i aktywności. Aby móc pamiętać o ważnych wydarzeniach zapisujemy je w kalendarzu. Przychodzi jednak czas, kiedy zwykły kalendarz (nawet cyfrowy!) nie wystarczy. Sięgamy wówczas po bardziej rozbudowane programy. Należą do nich terminarze. Ich niewątpliwą zaletą jest funkcja dodawania opisów do poszczególnych zadań, opcja przypominania i możliwość budowania kompatybilnej bazy adresowej. Czy taka funkcjonalność jest wystarczająca do efektywnego zarządzania sobą w czasie?
Narzędzie nie jest efektywne, gdy musimy uzupełniać jego pracę dodatkowymi aplikacjami. Elektroniczny terminarz powinien być dostosowany do naszych potrzeb i prosty w obsłudze.
Organizery
Organizery wychodzą naprzeciw potrzebie planowania, zarządzania projektami i mobilności. Jesteśmy w nieustannym ruchu. Dom, szkoła, praca, szkolenia, wyjazdy to codzienność wielu osób. Chcemy móc korzystać z wygodnego w obsłudze programu, który pomoże nam zaplanować i zrealizować wszelkie aktywności. Ważny jest także łatwy i szybki dostęp do takich aplikacji.
Tworzone są liczne aplikacje umożliwiające planowanie i zarządzanie ważnymi informacjami. Wybierając odpowiednie narzędzie, powinniśmy szukać takiego, które realizuje szerokie spektrum naszych potrzeb.
MS Outlook
Jednym z najpopularniejszych klientów poczty wyposażonych w dodatkowe funkcje zarządzania informacjami osobistymi jest MsOutlook. Nie jest to zwykły program komunikacyjny. Posiada aplikacje umożliwoające zarządzanie kontaktami i dodatkowymi danymi. Mimo większej funkcjonalności, brakuje mu przynajmniej kilku ważnych aplikacji umożliwiających efektywne zarządzanie sobą w czasie.
Zarządzając projektami chcemy, aby klient poczty był zsynchronizowany z managerem informacji osobistych. Wówczas możliwe jest szybkie delegowanie zadań, sporządzanie raportów i statystyk.
Aplikacje Google
Niezaprzeczalnie siłą marki Google jest tworzenie funkcjonalnych produktów, dostosowanych do potrzeb rzeszy użytkowników. Firma dawno już przestała być kojarzona wyłącznie z wyszukiwarką. Dzięki dodatkowym aplikacjom wkradła się w sferę zarządzania projektami, kontaktami i informacjami. Łączy różne funkcje ułatwiając kontakty biznesowe i towarzyskie.
Wiele pomysłów realizowanych przez Google odpowiada na potrzby użytkowników. Jesteśmy przesyceni informacjami. Mamy coraz więcej zadań do wykonania w sztywno określonym przedziale czasu. Jeśli nie możemy wydłużyć doby, rozwiązanie jest jedno! Musimy działać bardziej efektywnie. Aplikacje Google mają pomóc użytkownikom zarządzać sobą w czasie.
Dzienniki aktywności
Ile tak na prawdę masz wolnego czasu? Ile godzin poświęcasz na pracę, ile na obowiązki domowe, a ile na przyjemnosci? Jeśli nie potrafisz odpowiedzieć na te pytania dziennik aktywności udzieli Ci niezbędnych odpowiedzi.
Inwentaryzacja czasu to doskonały sposób, aby poznać mocne i słabe strony zarządzania sobą w czasie. Być może dzięki prowadzeniu dziennika aktywności poznamy także naszych złodziei czasu i błędy jakie najczęściej popełniamy w procesie planowania i realizacji zadań.
Zasada Pareto
Spośród wszelkich technik zarządzania sobą w czasie zasada Pareto wydaje się najmniej docenianą metodą. Wbrew pozorom nie jest ona tylko teorią, która nie ma przełożenia w praktyce. Stosując ją możem błyskawicznie zwiększyć swoją efektywność. To właśnie dzięki tej technice osiągamy największą skuteczność działania w najszybszym tempie. Organizer Leadertask jest doskonałym narzędziem umożliwiającym szybkie wdrożenie zasady Pareto.
Doprowadź robotę do końca!
Jeśli każdego dnia powiększa się Twoja lista niewykonanych zadań, mamy dla Ciebie skuteczne rozwiązanie. Getting Things Done to efektywna metoda radzenia sobie z natłokiem zadań. Doprowadzenie roboty do końca jest możliwe dzięki konsekwencji i systematyczności.
Technika Davida Allena polega na gromadzeniu wszelkich spraw: zaległych, aktualnych i dopiero planowanych. Tworzymy listy spraw do wykonania i zarządzamy nimi. Cel jest jeden: doprowadzić wszystkie zadania do końca.
Macierz Eisenhowera
Bardzo popularną techniką zarządzania sobą w czasie jest macierz Eisenhower'a. Metodę tą nazywa się także Matrycą Priorytetów. Polega ona na tym, aby zdecydować o kolejności wykonywanych zadań, przez pryzmat ich ważności, lub pilności. To bardzo efektywna i prosta technika zarządzania sobą w czasie, które mogą stosować wszyscy zarówno w pracy, jak też w planowaniu codziennych obowiązków domowych.